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Il processo di digitalizzazione comporta la riorganizzazione del lavoro interno degli uffici delle segreterie amministrative, segreterie che, già in affanno per la mole di lavoro quotidiano, sono costrette a dover affrontare l’ennesimo ostacolo.

Il cambiamento, che spesso viene associato al miglioramento e alla maggiore efficienza degli uffici di segreteria, si scontra con la dura realtà della formazione del personale e con l’ulteriore rallentamento dovuto ai nuovi applicativi di gestione. 

Pochissimi e assolutamente non sufficienti, infatti, sono stati i corsi di aggiornamento previsti per il personale amministrativo, il quale non ha accesso, ricordiamo, nemmeno al bonus 500 euro per l’auto formazione, garantito invece al personale docente.

A tutto questo si aggiunga che in molti Istituti, tra cui il nostro, non è prevista nemmeno la figura dell’Assistente Tecnico: è tutto quindi lasciato alla “buona volontà” del personale amministrativo più “informaticamente evoluto”, il quale deve instradare i colleghi nel mondo della segreteria digitale.

Ci si trova quindi davanti a segreterie che non utilizzano ancora i software di segreteria digitale e a segreterie che, invece, lo utilizzano, ma solo in parte. Il nostro Istituto fa parte della seconda categoria, ovvero di quelle scuole che, pur disponendo di un applicativo specifico (Gecodoc di Argo) non lo utilizzano correttamente o, quantomeno, avvalendosi delle sue enormi potenzialità.

Si fornisce al personale un modello, che è tra i più utilizzati dalla segreteria del personale, quello del permesso/assenza in formato pdf editabile.

Si invita il personale tutto a trasmettere alla scuola, in caso di necessità, il modello debitamente compilato in ogni sua parte a mezzo PEC (posta elettronica certificata all'indirizzo: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.) o a mezzo PEO (posta elettronica ordinaria all'indirizzo: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.), almeno un giorno prima rispetto a quello dell'assenza, se preventivata.

– A mezzo PEC personale: Il modello viene compilato e inviato direttamente alla segreteria. Non necessita di firma digitale o di documenti dello scrivente allegati.

– A mezzo PEO: il file modello deve essere firmato digitalmente o, in alternativa, deve essere allegata copia del documento di riconoscimento dell’interessato.

In entrambi i casi il modello di domanda non necessita di firma olografa in quanto, se questo dovesse essere stampato, firmato e inviato in formato elettronico si perderebbe lo scopo finale della dematerializzazione.

Medesima procedura può essere seguita per la compilazione e l'invio di tutti gli altri modelli presenti nella sezione "moduli riservati al personale" del menù principale di questo sito web .